云南档案扫描数字化加工操作过程管理汉大档案整理

汉大科技可提供对各类文书、图纸、资料、业务档案等纸质、影像档案进行整理分类和档案数字化加工服务,通过建立图文数据库,对数据进行规范性校验,实现纸质档案与电子档案一一对应关系,最终将成果档案数据与业务系统挂接,形成一个有序结构的档案数据库,及时提供利用,实现信息共享,为未来人工智能及大数据应用打下坚实基础。

加强纸质档案数字化处理过程管理，是确保档案原件和数字化档案信息的安全的重要保障.档案数字化的加工重点在于过程管理，建立一个严谨、保证质量、快捷利用的健康数据库，并按照工作岗位的不同给相关工作人员分配使用权限，实现全程管理、适时控制。

纸质档案数字化项目的管理，首先要从数字化项目的全程管理人手，主要是对纸质档案数字化项目的准备、前处理、数字化转换、后处理、验收移交等程序阶段实施全过程管理，对项目的安全、标准、质量、进度等进行有效控制；其次，是数字化工作中的文档管理，主要明确纸质档案数字化过程中形成文档的整理、归档、移交等管理要求统一进库保管。

为保证纸质档案数字化每个工作环节的正常进行和各个工作环节的顺利衔接，在纸质档案数字化基本环节管理中按照《纸质档案数字化技术规范》的要求，制定了一系列纸质档案数字化加工流程表，如《档案数字化扫描批次表》《档案数字化领卷、还卷登记表》《纸质档案数字加工交接登记表》《档案电子目录质检登记表》《纸质档案数字扫描验收表》等，这些登记表在纸质档案数字化加工流程和数字化加工管理过程中起了重要的保障作用。数字化加工完成后，我们应及时将这些登记表整理、汇总、装订成册，并在此基础上详细编写档案或全宗档案的数字化加工说明，包括全宗号、目录号、年代、案卷总数、件数、总页数、存储方式以及加工中存在的问题及解决方案等，形成一套完整、规范的资料，保存起来，以备后查。