商务会议活动策划的9个流程

在公司运营发展的过程中，由于品牌营销发展的需要，经常会举办一些新产品宣传推广会、大型培训沟通会议、上市公司年会、招股说明会、行业峰会、答谢宴会、项目说明会、项目发布会、企业庆典等商务会议活动，因为活动的策划执行流程比较复杂，一般场大型的会议活动都会请专业的活动策划执行公司，作为一家专业的活动策划执行公司，今天就带大家来了解下商务会议活动的9个流程。

一、沟通商务会议活动需求

首先要与活动举办方沟通好活动需求，包括商务会议活动的类型、主题、参与活动人数、商务会议活动的举办时间，明确活动需求才能进行相关策划。

二、商务会议活动策划

根据商务会议活动的需求，策划会议的基本方案：场地选择、日程安排、会议的项目、餐饮住宿安排等等，需要考虑到每个细节。

三、商务会议活动方案提供

与客户沟通基本策划思路，并做出方案，方案提交活动举办方进行记录和审批。

四、场地考察

方案确定以后，为了让活动举办方对活动效果有一个直观的了解，可以对活动现场进行考察，进一步对需要多方沟通协调的地方进行全面掌控。

五、签订合同

与活动举办方沟通确定方案以后，双方签订合同，活动执行的所有细节内容均需要写进合同，权利、责任、义务划分清楚，很多相关问题都能得到解决。

六、预付款

签订合同后，活动举办方需要预付一定数额的款项，这样整个会议过程就会顺利进行，因为酒店预订需要预付款，其他物料预订也需要预付款，预付款是双方进行合作的一个保证。

七、预订

活动场地、车次等都需要提前预订，预订好相关事宜，是活动执行的第一步。

八、商务接待

接待是商务会议活动的核心部分，包括商务会议活动的参与人员的接机、会议流程安排、会议室安排、会议活动的组织协调，需要严格按照双方签订的合同的运作，另外，需要准备一些突发事件的预案和随时准备根据活动执行情况调整项目的增减。

九、商务会议汇总和结算

在商务会议活动结束之后，核对各类文件，按合同进行财务结算。