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2023年08月23日 10:12
在日常工作中,早会、例会、夕会,各种会议贯穿在每天的工作中,但如何提高会议效率?在短时间内达到预期效果,需要我们参会人员全面配合,当然开会前,就需要我们去告知参会人员本次会议的主题、时长、参会人、主持人、记录人、地点等信息,而在我们会议的过程中需注意几点: 1)一次会议,只有一个主题;可以集中时间和精力,集中有关人员,高效解决问题。综合性会议,也不要超过三个议题。议题越多,参加人员越多,效率也就越低下。 2)要有明确的议程及时间分配规则,以便有效控制会议的进程和时间使用,确保会议高效; 营造活跃的讨论气氛,维持开放平等的会议环境,给予参与者均等的发言机会并引导大家积极发言或献计献策,保障与会者相互尊重彼此所发表的意见,并保护与会人员不受人身攻击。 3)会议的召开,并不是人越多越好;人多不仅会增加会议成本,延长会议时间,也会增加扯皮的可能性,不容易形成一致的会议结论,也不利于会议控制,避免过度争吵或题外话,如发现跑题,应立即予以制止。因此,要本着“相关性”和“少而精”的原则,精选参加会议的人员。 4)无论是何种形式的会议,必须要明确指定会议主持人;会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。 5)参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容,而不相关的内容则不怎么关心。因此,为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来,必须要做好会议记录。 那么衡量一个会议是否有成效,有80%的原因在于是否做好会前的准备。不要开没有准备的会议,即便是细小的事情也要毫无遗漏地做好准备;而在会后我们也要评估本次会议是否能够形成有效的决策,会后的决策是否能在规定的时间内实现,因此,会后的跟踪反馈评估也很重要,会后有跟踪反馈评估,才能把会议的决议形成落实到工作中。
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